Praca zdalna w świetle nowych przepisów. Które regulacje budzą najwięcej wątpliwości?

AUTOMATYCZNA TRANSKRYPCJA PODCASTU

Rozwiń » Partnerem podcatu, jest OEX serwis z ogłoszeniami o pracę dzień dobry państwu przy mikrofonie Karolina Wiśniewska. To jest kolejny odcinek podkastów, w którym rozmawiamy o pracę i różnych aspektach z nią związanych i dziś naszym tematem naszej rozmowy będzie praca zdlna dużo się o pracy zdalnej ostatnio mówiło, a to, dlatego że dużo się też w tym temacie zmieniło wszystko, dlatego że 7 kwietnia weszły w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Minęło trochę czasu i myślę, że to dobry moment by porozmawiać o tym, jak firmy sobie radzą z wprowadzaniem tych nowych przepisów. Czy rzeczywiście są to zmiany na lepsze? Czy widać jednak pewne luki, które można by poprawić moim i państwa gościem jest pani Sylwia Jaworska, nadczyni prawna specjalizujące się w temacie prawa pracy szuszyński. Kancelaria przuszyński Kamińska, Kancelaria prawa pracy dzień dobry, dzień dobry, witam państwa bardzo serdecznie. To zacznijmy może od początku i od tego, żeby przypomnieć naszym słuchaczom i naszym słuchaczkom bardzo krótko co się po tym, 7 kwietnia zmieniło takie najważniejsze. Pani zdaniem rzeczy w takim telegraficznym. Skrócie dobrze, w takim telegraficznym skrócie no to właśnie 7 kwietnia weszły w życie zostały wprowadzone do kodeksu pracy przepisy dotyczące pracy zdalnej, czyli mamy teraz cały rozdział, który reguluje nam tą pracę zdalną, a tutaj tylko przypomnę, że przed 7 kwietnia mieliśmy tak naprawdę tylko regulacje tzw covidowe. I to były bardzo króciutkie regulacje zamknięte właściwie w 1 przepisie tej ustawy szczególnej, który delikatnie poruszały temat pracy zdalnej, ale nie regulowały żadnych szczególnych kwestii, tak naprawdę od 7 kwietnia. Mamy te kwestie szczegółowo uregulowana w kodeksie pracy. No i takie najważniejsze kwestie to tak naprawdę została zdefiniowana ta praca zdalna, czyli jak ona wygląda, gdzie może być świadczona, zostały wskazane też obowiązki pracodawcy i pracownika przy tej pracy zdlne, jakie powinny być spełnione. No i najważniejsze został wprowadzone ryczałt za pracę zdalną, czyli po prostu zwrot kosztu za wykonywanie tej pracy zdalnej przez pracownika z domu. I to jest myślę kwestia, która budzi bardzo duże wątpliwości z 1 strony pracownicy się z tego cieszą pracodawcy, mają z tym problemy, żeby dobrze określić ten ryczałt. No i myślę, że to są takie najważniejsze kwestie właśnie, że mamy to wskazane, mamy określone ten ryczałt. No i mamy spore obowiązków dla pracodawców związanych z pracą zdalną o tym ryczałcie o tych kosztach, porozmawiamy sobie w drugiej częścicznijmy, od, jakby samego wykonywania pracy zdalnej. Rozumiem, że jako pracownik, chcąc pracować zdalnie, muszę zapytać swojego pracodawcę, o to, czy wyrazić zgodę i podać miejsce pracy, w którym będę pracować jak się domyślam takim miejscem pracy. Jest pewnie najczęściej nasz domu, tak to może być jedno z miejsc pracy wykonywania pracy zdalnej dokładnie, a czy może to być inne miejsce? Np. kawiarnia, w której no wolimy pracować, bo one lepszy internet albo np. nawet inne miasto czy też inne państwo, czy w takiej sytuacji możemy pracować zdalnie przepisy? Tak naprawdę na ten moment wskazują nam, że taka praca zdalna może być wykonywana właśnie bądź to całkowicie bądź częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. I tutaj mamy wprost w przepisie wskazane, że to może być pod adresem zamieszkania pracownika, czyli jak najbardziej to może być miejsce zamieszkania pracownika jako takie domyślne miejsce pracy zdalnej, ale to może być każde inne miejsce. Natomiast jak stanowi przepis, to musi być zawsze każdorazowo uzgodnione z pracodawcą, więc pierwsza kwestia na pewno nie może być tak, że pracownik sam sobie zmieni to miejsce wykonywania pracy zdalnej, więc zaczynamy od tego, że pracownik składa wniosek wnioskuje o możliwość wykonywania pracy zdalnej i już w takim wniosku powinien wskazać pracodawcy, gdzie ta praca zdalna miałaby być świadczona, jeżeli pracodawca wyrazi zgodę, to on wyraża również zgodę na miejsce świadczenia tej pracy zdalnej. I teraz jeśli pracownik będzie chciał zmienić, to miejsce z różnych przyczyn. Czy chciałby właśnie wyjechać do kawiarni, czy chciałby wyjechać na kilka dni nad morze i stamtąd sobie pracować zdalnie? Czy w ogóle zmienić nawet państwo wykonywania pracy zdalnej? No to tutaj za każdym razem musi to uzgodnić z pracodawcą, czyli możliwość zmiany miejsca wykonywania pracy zdalnej. No i powinno to wyglądać w ten sposób, że pracownik informuje pracodawcę, chciałby zmienić to miejsce pracy zdalnej, wskazuje, na jakie miejsce miałaby nastąpić zmiana. No i będzie musiał poczekać na zgodę pracodawcy, żeby móc to miejsce zmienić, więc absolutnie nie jest możliwa taka sytuacja, że pracownik sobie w godzinach pracy wyjedzie do kawiarni. Czy zmieni miejsce wykonywania pracy zdalnej. Moim zdaniem to będzie działanie sprzeczne z przepisami. No i to będzie naruszenie obowiązków przez pracownika. Natomiast, jeżeli chodzi o samą zmianę tego miejsca wykonywania pracy zdalnej. To też tutaj zwróciłabym ze strony pracodawcy uwagę na kilka kwestii, ponieważ przy pracy zdalnej pracodawca nadal ma obowiązek zapewnić pracownikowi bezpieczne i higieniczne warunki pracy, więc tutaj w tym zakresie też pracodawca nadal ponosi pewną odpowiedzialność za pracownika, tak samo pracodawca ma obowiązek zapewnić ochronę danych osobowych przy pracy zdalnej. No i tutaj na pewno już nasuwa nam się kwestia, że jeżeli pracownik zmieni to miejsce wykonywania pracy zdalnej, no to zmienią się warunki pracy, no i może pojawić się problem, jeżeli chodzi o ochronę danych osobowych, bo jeżeli pracownik wyszedłby sobie do kawiarni, no to najprawdopodobniej korzystał bez jakiejś otwartej sieci wifi niezabezpieczonej. No i pojawiłoby się na pewno duże ryzyko wycieku takich danych osobowych. Czy generalnie były problem z ochroną informacji poufnych, gdyby pracownik pracował po prostu wśród innych osób, więc tutaj, jeżeli chodzi zarówno o pracodawcę, jak i o pracownika na pewno przy zmianie miejsca wykonywania pracy zdalnej trzeba byłoby zwrócić uwagę na BHP. Trzeba byłoby zwrócić uwagę także na tą ochronę danych osobowych, czyli z 1 strony pracodawca musi zapewniać tą BHP i ochronę danych danych osobowych. No i stąd właśnie ten obowiązek informowania pracodawcy o każdej chęci zmiany miejsca wykonywania prac zdalnej no i konieczne byłoby właśnie porozumienie w tym zakresie.
A czy z tych wszystkich powodów, które pani przed chwilą wymieniła, byśmy taką sytuację, że np. jakiś pracodawca przychodzi do pani jako klient i prosi o poradę, ma np. taką sytuację w firmie, że większa grupa osób prosi o to, by pracować właśnie w jakimś innym mieście, albo nawet innym państwie. Czy pani by zalecała rzeczywiście wyrażenie zgody, czy właśnie z tych wszystkich wspomnianych przed chwilą powodów zalecała jednak, żeby to miejsce było, no trochę bardziej stacjonarne i być może właśnie bliżej tego miejsca pracy?
Tutaj tak, naprawdę to czy pracodawcy umożliwią zmianę miejsca wykonywania pracy zdalnej. To zależy od ich decyzji i zależy od tego, czy będą w stanie w odpowiedni sposób zapewnić właśnie bezpieczne stanowisko pracy i ochronę danych osobowych, bo jeżeli tak, jeżeli jesteśmy w stanie sprawdzić, to nowe miejsce pracy pracownika sprawdzić, czy jest ono zgodne z warunkami BHP przeprowadzić jakąś kontrolę. I potwierdzimy, że okej jest zgoda, będzie bezpiecznie, a dodatkowo pracodawca jest w stanie zapewnić tą ochronę danych osobowych, czyli posiada wszystkie procedury, które taką ochronę mają zapewnić albo wyposaża pracownika w internet mobilny np. którego pracownik ma obowiązek korzystać w tym nowym miejscu pracy zdalnej. To myślę, że tutaj no nie byłoby ode mnie takiej rekomendacji, że absolutnie nie wyrażajmy zgody, możemy jak najbardziej wyrażać zgodę na zmianę miejsca wykonywania pracy zdalnej, ale pamiętajmy o tym BHP. Pamiętajmy o ochronie danych osobowych, plus dodatkowo, gdyby pracownik chciał wyjechać za granicę i stamtąd świadczyć pracę zdlną, bo takie tematy też bardzo często się pojawiają. Teraz bardzo popularny jest temat workahon, czyli tzw praca łączą nas z wakacjami i dostajemy mnóstwo pytań właśnie od pracodawców, czy możemy zezwolić na pracę zdalną np. na bali albo w Portugalii albo w jakimś innym miejscu świecie. też nie ma od razu rekomendacji, że nie wyrażajmy zgody, ale pamiętajmy BHP ochrona danych plus, jeżeli mówimy o pracy zdalnej za granicą, zwróćmy uwagę na kwestie podatkowe i kwestie związane ZUS em, bo tutaj w zależności od tego jak długi miałby być pobyt za granicą. Może się okazać, że coś właśnie w tych kwestiach podatkowych ZUS owskich dla pracodawcy się zmieni, więc ten temat też trzeba byłoby rozeznać, więc generalnie, podsumowując rekomendacja jest taka możemy zezwalać, ale pamiętajmy o tych 3 kwestiach, żeby odpowiednio zabezpieczyć pracownika, który miałby pracować z jakiegoś innego miejsca, czy to kraju czy za granicą.
A czy z uwagi doświadczenia wynika, że pracodawcy czy pracodawcy często nie zgadzają się na taką pracę zdalną i czy np. dotyczy takich konkretnych branż? Czy raczej to się rzadko zdarza?
Tak z tego, co obserwuję, to właściwie najczęściej mamy do czynienia z 2 sytuacjami albo pracodawcy od razu już w regulaminie wskazują, że praca zdalna za granicą. Np. jest absolutnie zabroniona, a praca zdalna właśnie z różnych miejsc w kraju wymaga oczywiście uprzedniego uzgodnienia. I wtedy rozpatrujemy ten przypadek indywidualnie, ale mamy też wielu pracodawców, którzy mówią o tym, że jeżeli pracownik zgłasza się do nich z wnioskiem, że chciałby świadczyć pracę zdalną za granicą. To jak najbardziej oni absolutnie nie widzą w tym problemu i proszą nas tylko o to, żebyśmy podpowiedzieli jak właśnie odpowiednio podejść do tego BHP do ochrony danych. No i co z tymi podatkami, więc proszę raczej o pomoc, w jaki sposób umożliwić pracownikowi, to wykonywanie pracy zdalnej za granicą. I myślę, że jeżeli miałabym to podzielić na branże, to najbardziej otwartą branżą, jeżeli chodzi o taką pracę z zdalną z różnych miejsc. Czy to w kraju czy za granicą, to będzie branża IT tutaj faktycznie widzę, że te branże są najbardziej otwarte na ten temat.
No i też nie zapominajmy, że są takie branże, w których te pracą zdalna z przyczyn obiektywnych będzie trudne. Czy to jakieś zakłady przemysłowa, czy np. praca w sklepie no to, jeżeli jest to taka praca, rzeczywiście przy kasie, to tutaj raczej nie ma szans o tym, żeby.
To jak najbardziej tutaj nawet nie poruszałam tej kwestii, bo tak naprawdę pierwszy od czego powinniśmy wyjść, to od tego, czy w ogóle dana praca nadaje się na to, żeby ona była świadczona zdalnie, bo pewnie też będziemy o tym za chwilkę mówić, kiedy pracodawca może odmówić wyrażenia zgody na pracę zdalną. No i na pewno może odmówić, jeżeli nie pozwala na to organizacja pracy lub rodzaj pracy świadczonej przez pracownikówa, więc dokładnie tak jak pani mówiła, jeżeli mamy ekspediantkę w sklepie, no nie ma opcji, żeby praca była wykonywana zdalnie, jeżeli mamy pracowników produkcyjnych i całe koncerny produkcyjne. No to taki pracownik, który musi po prostu być na hali produkcyjnej, musi być przy maszynie, też nie ma tutaj w ogóle możliwości, żeby on wykonywał pracę zdalny zdalną, więc faktycznie te problemy, które teraz zamawiamy, to dotyczą takich pracowników, którzy w ogóle ze względu na charakter i rodzaj pracy mogą świadczyć tę pracę zdalną, czyli najczęściej pracownicy, którzy mogą pracować przy komputerze, a ich fizyczna obecność w zakładzie pracy nie jest wymagano.
To może powiedzmy jeszcze krótko o przykładach, których pracodawca musi się zgodzić na tę pracę zdalną poznaje się, że takie również są.
Tak jak najbardziej, czyli zasada jest taka, że pracownik występuje z wnioskiem o pracę zdalną. Pracodawca rozpatruje ten wniosek, więc może na niego wyrazić zgodę lub może nie wyrazić zgodę. Natomiast oczywiście jak to zawsze bywa od tej zasady, mamy wyjątki i musimy tutaj pamiętać o tym, że przepisy wskazują nam tzw grupy uprzywilejowane. I tutaj przepisy wskazują, że pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek i teraz przychodzimy do tych grupy uprzywilejowanych, to są pracownicy w ciąży, pracownicy, którzy wychowują dziecko do ukończenia czwartego roku życia i pracownicy, którzy sprawują o opiekę nad członkiem rodziny, albo nad dzieckiem, które posiada orzeczenie o niepełnosprawności, czyli tutaj tak jak powiedziałam, pracodawca ma obowiązek uwzględnić taki wniosek, więc w pierwszej kolejności wydawałoby się, że zgodę trzeba wyrazić, natomiast nie w każdym wypadku będzie to oczywiście możliwe i tutaj przepisy też przewidują nam taką furtkę, że jeżeli ze względu na tą organizację pracy albo rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. No nie jest możliwe wykonywanie pracy zdalnej, czyli po prostu dana praca nie nadaje się do tego, żeby ona była wykonywana w trybie zdlnym. Pracodawca może odmówić nawet tej grupie uprzywilejowanej, ale tutaj uwaga w takiej sytuacji o przyczynie odmowy uwzględnienia tego wniosku pracodawca musi poinformować pracownika w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przez tego pracownika w postaci papierowej elektronicznej, więc tutaj mamy taką zasadę, że jeżeli faktycznie organizację albo rodzaj pracy, na to nie zezwala, to możemy odmówić, ale musimy pamiętać o tym, żeby przekazać pracownikowi informację o tym z uzasadnieniem, dlaczego właśnie tej zgody nie wyraziliśmy. I tutaj od razu też podpowiem, że ja wskazywałam przy tych grupach uprzywilejowanych o rodzicach dzieci do czwartego roku życia. O tym jest mowa faktycznie w tych przepisach o pracy zdalnej, natomiast może się zdarzyć także, ktoś nam powie no ale ja słyszałam coś raczej o rodzicach dzieci do ósmego roku życia, więc teraz przejdę do tej regulacji, bo to pewnie trzeba też odczytywać sobie łącznie 26 kwietnia. Mieliśmy kolejną zmianę w kodeksie pracy, ona była związana z wprowadzeniem w życie dyrektyw unijnych. Jedna z tych dyrektyw to była tzw worg Life balans i tam jest mowa o elastycznej organizacji pracy, czyli że pracownik uprzywilejowany może złożyć wniosek o taką elastyczną organizacji pracy jest kilka form tej elastycznej organizacji pracy. I jedną z form takiej właśnie organizacji jest też praca zdalna i tam mamy mowę o rodzicach dzieci do ósmego roku życia, więc, żeby może uprościć, przyjęłabym po prostu, że faktycznie grupę przywilejowane to są pracownicy w ciąży osoby, które opiekują się osobami czy dziećmi niepełnosprawnymi. No i rodzice dzieci do ósmego roku życia tam jest troszeczkę rozróżnienia, jeżeli chodzi o przesłanki, ale tak upraszczając miałabym na względzie faktycznie ten ósmy rok życia.
A czy może się odwołać od decyzji, jeżeli np. pracodawca nie wyrazi zgody na to, żeby pracować zdalnie, a pracownik chciałby to robić?
No faktycznie tutaj przepisy nie przewidują wprost możliwości odwołania, więc właściwie patrząc literalnie na przepisy nie wiemy, jak, jakie powinno być dalsze postępowanie pracownika, natomiast na pewno ten przepis został stworzony po to, żeby pracownik wiedział, dlaczego nie została mu udzielona zgoda na pracę zdalną. No i żeby mógł ewentualnie coś z tym dalej zrobić, więc myślę, że to praktyka nam dalej pokaże, jak będą takie kwestie wyglądały, natomiast ja widzę możliwość oczywiście jakiegoś takiego Ala odwołania się do pracodawcy, czyli powrotu z kolejnym wnioskiem wyjaśnienia sytuacji. Ewentualnie no myślę, że w przypadku takiej nagminnej odmowy, z którą pracownik się nie zgadza, będzie możliwość zgłaszania kwestii do Państwowej Inspekcji Pracy. To jest jakby zawsze uprawnienie pracownika, że jeżeli coś nie tak funkcjonuje w zakładzie pracy, no to możemy do tej państwowej Inspekcji jako pracownicy się.
Zwrócić. To przejdźmy może teraz do tej kwestii kosztu budzącej. Jak samo niej zauważyła na początku najwięcej kontrowersji zgodnie z nowymi zasadami pracodawca jest obwiązane pokryć koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej. I teraz moje pytanie jest w zasadzie bardzo krótkie, w jaki pracodawcy to liczą czy jest jakaś 1 metoda? Czy są różne? Czy jest zupełna dowolność? Czy też pani może zna? I poleca swoim klientom jakoś taką 1 najprostszą metodę na to, żeby te koszty pracy zdalnej wyliczyć?
Tutaj tak naprawdę ustawodawca pracodawców nie rozpieszcza, bo zawarł bardzo ramowe i ogólne zapisy, przerzucając tak naprawdę cały obowiązek wymyślania sobie tak naprawdę sposobu wyliczania tego ryczałtu i przeprowadzania tego wyliczenia na pracodawcę, więc jest spora dowolność nie ma tutaj wskazówek, jak ten ryczałt wyliczać i to tak naprawdę musi ustalić sobie każdy pracodawca samodzielnie, stąd pojawia się bardzo dużo pytań i problemów w tym zakresie i bardzo wielu klientów zwraca się właśnie do nas jako do kancelarii, żebyśmy podpowiedzieli, jaki sposób jest najlepszy, jaki będzie najbezpieczniejsze. Jak powinniśmy taki ryczałt ustalić. No i tutaj właściwie to, co my rekomendujemy, to spojrzenie w przepisy, czyli co mamy w tych przepisach, wiadomo, że jest niewiele, ale spójrzmy, co w nich jest no i przepisy mówią nam o tym, że pracodawca ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Plus przepisy mówią też nam o tym, że ryczałt czy tam każda inna forma zwrotu kosztów jest zwolniona z opodatkowania. W związku z tym będzie też zwolniona ze składek ZUS, więc trzeba mieć na uwadze to, że tą kwotę ryczałtu, która my wypłacamy pracownikowi, nie będziemy od tego odprowadzać z podatków i ZUS, więc miejmy też na względzie, że to nie może być kwota dowolna rzucona sobie po prostu od tak wymyślona i wypłacana pracownikom, bo może mieć miejsce taka sytuacja, że np. urząd skarbowy będzie kontrolował te kwoty wypłacane pracownikom, które są zwolnione od podatku, więc tutaj pierwsza moja podpowiedź podchódźmy do do tej kwoty ryczałtu faktycznie z taką roztropnością i wyliczajmy ją w odpowiedni sposób. No i teraz jak to wyliczać, mamy obowiązek pokryć koszty energii elektryczne i koszty usług telekomunikacyjnych. To jest minimum, co pracodawca musi zwrócić pracownikowi. Jeśli chce coś więcej, możemy umawiać się dodatkowo, ale minimum prąd i internet tak naprawdę powiedziałabym. W skrócie cały ten ryczałt moim zdaniem powinniśmy sobie wyliczyć na 1 dzień wykonywania pracy zdalnej po to, aby na koniec miesiąca sprawdzić sobie, że dany pracownik w tym miesiącu pracował zdalnie np. 2 dni, więc zwracamy mu ryczałt za 2 dni pracy zdalnej, a inny pracownik, który pracował zdalnie 15 dni, zostanie ryczałt za 15 dni, czyli faktycznie te kwoty muszą być zróżnicowane, muszą być obliczane indywidualnie. No, żeby nie narazić właśnie na ten zarzut, że wypłacamy pracownikowi za dużo kosztów, które są zwolnione od podatku, więc pierwsza znaczy kolejna uwaga wyliczamy ryczałt na 1 dzień, czyli średnią na 8 godzin takiej pracy zdalnej. No i teraz biorąc sobie pod uwagę tą energię elektryczną i internet powinniśmy po prostu sprawdzić, ile energii elektrycznej zużywają sprzęty, na których pracownik pracuje zdalnie, podstawą do pracy zdalnej jest na pewno komputer, więc sprawdzamy zużycie energii przez komputer udostępniony pracownikowi. Tutaj najczęściej pomoże nam dział IT, który powie nam ile kilowatogodzin zużywa po prostu komputer przy takiej pracy przy pracy zdalnej. Bierzemy pod uwagę średnie stawki energii elektrycznej czy to w danym mieście, czy to w danym województwie zależy, jak bardzo mamy rozsianych pracowników. Bierzemy pod uwagę zawsze te średnie koszty, więc tutaj mamy też ten komfort, że nie musimy, jakby wprost co do grosza sprawdzać, ile dany pracownik poniósł kosztów na pracę zdalnej, tylko właśnie możemy sobie wziąć pod uwagę miasto, czy województwo, żeby te koszty uśrednić. No i w ten sposób, jeżeli sprawdzimy, ile energii wykorzystuje laptop, będziemy mieli faktycznie wzięte pod uwagę te koszty energii elektrycznej do rozważania pozostawiam kwestię ładowania telefonu komórkowego, jeżeli pracownik korzysta z telefonu służbowego i faktycznie rozmawia, no to też trzeba byłoby gdzieś tam uwzględnić, że ten telefon będzie nam zużywał energię elektryczną do rozważania jakiś taki koszt średniego oświetlenia, no bo też najczęściej pracownicy doświetlają sobie to miejsce pracy, więc warto wziąć pod uwagę np. zużycie energię E elektrycznej przez taką jakąś średnią lampkę czy średnio oświetlenie w pomieszczeniu plus do tej energii elektrycznej. Dołożymy sobie internet. I tutaj, jeżeli chodzi o internet, to najczęściej proponujemy, żeby to zrobić w ten sposób, żeby rozeznać się o ocenach internetu, takich największych dostawców. Czy to właśnie w danym województwie, czy w całej Polsce wybrać sobie z tego średnią, czyli średnią kosztów internetu takiej średniej prędkości. No i doliczyć, to faktycznie do tego ryczałtu. I tutaj ustalić to konkretnie na 1 dzień, czyli na 8 godzin pracy, tak dla porównania mogę podpowiedzieć, że taki ryczałt, uwzględniając właśnie te minimalne koszty energii elektrycznej i minimalne koszty internetu kształtuje się gdzieś tam w granicach od 2 do 5 zł. Na dzień, więc to są raczej takie koszty rzędu kilku złotych dziennie, które na koniec miesiąca przeliczamy sobie oczywiście, ile dni dane pracownik przepracował zdalnie, tyle tego ryczałtu sobie możemy wypłacić, więc myślę, że taka najprostsza rekomendacja opierałaby się właśnie na tych wyliczeniach.
Ja też przygotowując, że tej rozmowy, ale i rozmawiając z różnymi swoimi znajomymi. Odnoszę wrażenie, że te kwoty są czasami bardzo różne i zastanawiam się z czego te różnice wynikają. I jak tak słuchałam tego, co pani mówiła, to pewnie mogą wynikać z miasta, czy też regionu, w którym mieszkamy i być może te ceny za tą energię elektryczną są różne? No bo jak rozumiem, pewnie wielkość przedsiębiorstwa tutaj nie gra roli czy gra?
Nie wielkość przedsiębiorstwa. Myślę, że nie tutaj tak jak wskazywałam, te narzędzia, które udostępniamy wykorzystane przez te narzędzia energia elektryczna, no i te usługi telekomunikacyjne, natomiast różnica mogą wynikać jak najbardziej z tego, co pani mówiła, region miasto itd, ale oprócz tego też przede wszystkim z tego, jakie konkretnie koszty pokrywa pracodawca, bo niektórzy pracodawcy będą zwracać to minimum, czyli energia elektryczne i usługi telekomunikacyjne, a mogą być pracodawcy, którzy zwracają coś więcej, bo przepisy, jakby nam tego nie zabraniają. To, o czym wskazywałam, możemy też zwrócić koszty ogrzewania, czy jeszcze jakieś dodatkowe koszty, to też może być objęte w ryczałcie. Tak sam może być w drugą stronę możemy bardziej zredukować te koszty, bo może się zdarzyć, że pracodawca udostępnia internet służbowy firmowy mobilny i wtedy już w ryczałt nie wrzucamy kosztów internetu, bo pracownik nie będzie korzystał z internetu prywatnego, tylko korzysta właśnie z tego internetu służbowego. Mam też klientów, którzy np. stwierdzam, że udostępniają pracownikom telefony służbowe z dużym pakietem internetu i wystarczające jest to, żeby pracownik korzystał sobie z tego internetu z telefonu, czyli udostępniał sobie tzw hot spot i wtedy w ryczałt bierzemy pod uwagę tylko energię elektryczną, więc faktycznie te koszty mogą się różnić, to mogą różnić w znaczący sposób w zależności od tego, co pracodawca udostępnia, ale też wydaje mi się, że to dobrze, że słyszymy, że te koszty się różnią, bo to znaczy właśnie, że pracodawcy obliczają te zużycia. Faktycznie tak jak to wygląda, czyli nie idą tą drogą łatwiejszą, nie ustalają ryczałtu typu 200 zł dla każdego miesięcznie. I myślę, że jeżeli pracodawcy w taki sposób do tego podchodzą, czyli faktycznie obliczają, to dość skrupulatnie, no to będą później mniejsze problemy w przypadku jakichkolwiek kontroli ze strony urzędu skarbowego.
A czy pracodawcy mają w tym zakresie pewną dowolność, czy jednak muszą to skonsultować, w jaki sposób z pracownikami, to ile będą im dopłacać za tą pracę zdalną?
Nie, jeżeli chodzi o ustalenie kwoty kwoty ryczałtu, to jakby tutaj nie ma obowiązku konsultowania tego z pracownikiem, jeżeli oczywiście zwracamy ryczałt, czyli te koszty uśredniona, czyli bierzemy sobie pod uwagę wszystkie te średnie kwestia, o których wspominałam i ustalamy ten ryczałt średnio, możliwe jest też koszt zwrot kosztów rzeczywistych, ale moim zdaniem to jest dużo dużo trudniejsza opcja, bo wtedy od każdego pracownika musielibyśmy uzyskiwać jakieś oświadczenia, jakie koszty on poniósł. W związku z pracą zdalną w danym miesiącu i wtedy zwracalibyśmy mu te rzeczywiste koszty, ale żadna z firmy, z którymi my współpracujemy nie zdecydowała się na to, no bo tak jak wskazywałam, to jest dużo dużo trudniejsze rozwiązania, więc faktycznie wszyscy raczej idziemy w ten.
Ryczałt. To popatrzmy teraz nam to trochę tak bardziej całościowo, bo bardzo dużo się mówiło na początku kwietnia o tym, że te przepisy się zmieniają i teraz zastanawiam się, czy to jest rzeczywiście coś na co i pracodawcy i pracowniczycy czekali z czego są zadowoleni? Co im pozwoliło pewne sprawy ułatwić i usystematyzować. Czy właśnie wprost przeciwnie, czy te nowe przepisy? Tak mówiąc kolokwialnie, wprowadziły trochę więcej zamieszania niż pożytku. Jak pani zdaniem to wygląda?
No na pewno z 1 strony to, że kwestie zostały w końcu uregulowane, powinno troszeczkę ułatwić na pewno ma swoje dobre strony, bo jednak pewnie zwróciło uwagę pracodawców i pracowników na te obowiązki obu stron, które nie zawsze były zapewnione, podczas gdy praca zdalna była wykonywana w tych warunkach covidowych, kiedy nie było żadnych drogowskazów. Tak naprawdę jak tę pracę zdalną wykonywać, więc troszeczkę uregulowało usystematyzowało pewne kwestie, właśnie ułożyło, mamy większą świadomość w tym zakresie. Natomiast druga kwestia jest taka, że no te przepisy nie zawsze są odpowiednio i dobrze sformułowane często nasręczają po prostu wielu wątpliwości i problemów jakby, chociaż ten ryczałt, czyli mamy pewne regulacje, które nakazują nam z ryczałtu. I to okej, bo pracownicy ponoszą jakieś koszty, więc na pewno cieszą się z tego, że ryczałt będzie im zwracane. Natomiast pracodawcy mają mnóstwo problemów z tym, jak ustalić ten ryczałt. No i obawiają się właśnie, czy on będzie odpowiednio wypłacane, czy nie będą mieli z tego powodu problemów, więc jest sporo regulacji, które mimo, że miały na celu pomoc i usystematyzowanie czegoś, no to jednak z drugiej strony nastręczyły wielu problemów i wątpliwości, bo pracodawcy po prostu z wieloma kwestiami muszą radzić sobie wewnętrznie, czyli muszą uregulować coś wewnątrz organizacji. Mamy przepisy, które wskazują nam jakieś ramowe działania, a my jako pracodawca powinniśmy je doprecyzować wewnętrznie, czyli ustalić jak to powinno funkcjonować w naszym zakładzie pracy, więc traktujmy te przepisy raczej jako jakieś taki kierunek naszych działań, a doprecyzowanie wewnętrznie i najczęściej tworzone są faktycznie jakieś regulaminy porozumienia dotyczące pracy zdalnej. I tak jak np. mamy wskazane, że pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną. Ok to już nam dużo mówi, ale wewnątrz organizacji musimy sobie uregulować, w jaki sposób ten wniosek składamy z iludniowym wyprzedzenie do kogo z takim wnioskiem się zwracamy, kto powinien udzielić zgodę na pracę zdalną, więc tutaj nadal bardzo bardzo dużo pracy na pracodawcach na przedsiębiorcach, którzy muszą to uregulować wewnętrznie, więc mam nadzieję, że jednak te przepisy przeniosą nam dużo dobrego, bo wiemy, w którą stronę iść natomiast musimy to dobrze uregulować, musimy też nad tym popracować. Mam nadzieję, że za jakieś kilka miesięcy po prostu okaże się, że potrafimy funkcjonować na tych wyznacznikach wskazanych w przepisach no i w końcu ta praca zdalna zostanie odpowiednio uregulowana we wszystkich zakładach pracy.
A co poza tym ryczałtem sprawia pracodawcą, a może też i pracownikom najwięcej problemów, z czym do państwa zgłaszają się najczęściej?
No właśnie z tego powodu, że te przepisy nie w każdym momencie są takie szczegółowe są bardzo ramowe. No to faktycznie sporo kwestii, które budzą wątpliwości, no i teraz tak, jeżeli miałabym wskazać na takie kwestie, które budzą najwięcej wątpliwości. I tutaj odpowiedzi na te wątpliwości zupełnie nie udzielają nam przepisy, no to np. kwestia tego, czy trzeba pracownikowi zapewnić krzesło i biurko do pracy zdalnej, no bo przepisy mówią nam o tym, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi, który wykonuje pracę zdlną, materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, więc tutaj od razu nam się, że okej. No te laptop na pewno telefon, jeśli jest konieczne, to też pewnie Myszka. No ale co z krzesłem i zbiórkiem, przecież to też jest potrzebne nam do pracy na komputerze, ale z 1 strony nie zostało wskazane, to wprost pracodawcy raczej nie chcieliby takiej sytuacji, gdzie musieliby nie wiem wizytować każde miejsce pracy i każdemu pracownikowi zakupować biurko i krzessło, bo jeżeli mamy firmę IT, która ma 200 pracowników. No i właściwie mogliby wykonywać pracę zdalną, to już w momencie, kiedy my mamy każdemu pracownikowi kupić krzeesła i biurko robi się większy problem. Z drugiej strony tutaj też pracownicy często zgłaszałam się z takimi wnioskami, że oni nie mają krzesła nie mają biurka, a chcieliby wykonywać pracę zdalną. No i tutaj jest faktyczne faktycznie duży problem, co z tym zrobić. No i tutaj tak naprawdę główny Inspektorat pracy wyszedł nam troszeczkę z pomocą w tym zakresie i wskazał swoje interpretacji, że takie krzesło ani biurko nie są narzędziami pracy zdalnej, stanowią one tylko wyposażenie stanowiska pracy. Natomiast znów przepisy mówią o tym, że argonomiczne stanowisko pracy zapewnia sobie pracownik, więc z tego wywodzi się takie pogląd, że to krzesło i biur dyrektor dyrektor tego pracownikowi zakupić. No ale tak jak wskazałam, nie wynika, to wprost z przepisów musieliśmy poczekać na pomoc ze strony Inspekcji pracy, natomiast nawet gdyby takie stanowisko się nie pojawiło, no pewnie pracodawcy musieliby to rozstrzygnąć we własnym zakresie, a więc to jest jeden z takich bardzo powszechnych problemów, drugi problem, który pojawia się na gruncie tych naszych nowych przepisów. To pytanie, czy, jeżeli my zaakceptujemy wniosek o pracę zdalną, to czy musimy spożyć sporządzić taki dodatkowy dokument np. jakieś uzgodnienie przejścia na pracę zdalną tego też przepisy nie rozstrzygają tak naprawdę. No i tutaj z tym problemem trzeba było sobie poradzić we własnym zakresie, jeżeli ja miałabym udzielić odpowiedzi na takie pytania, to powiedziałabym, że nie trzeba sporządzić takiego odrębnego formalnego dokumentu jakiegoś porozumienia czy aneksu. No bo to tak naprawdę nakładałoby na pracodawcę kolejne obowiązki, kolejne zbieranie dokumentów, które moim zdaniem nie są konieczne.
Bardziej pisemne odpowiedź na ten wniosek? Czy.
Tak bym powiedziała, że tutaj, jeżeli pracownik złoży wniosek, a pracodawca wyrazi zgodę na ten wniosek, czy to w formie papierowej czy elektronicznej, to ja uznałabym to właśnie za uzgodnienia, że praca będzie wykonywana w formie pracy zdalnej. I nie musimy tutaj dodatkowego uzgodnienia zawierać, jakby natomiast można, jeżeli chcemy i chcemy mieć porządek dokumentach, możemy nie jest tobronione. Oczywiście, ale jeżeli chcemy ograniczyć dokumentacja, myślę, że moglibyśmy z tego zrezygnować, natomiast tak jak powiedziałam, to jest oczywiście moje zdania przepis tego problemu nie rozstrzygają, pojawiają się też problemy np. z pracownikami mobilnymi. Czy pracownik mobilny może być pracownikiem zdalnym. I tutaj też są różnopoglądy na ten temat, no bo z 1 strony pracownicy mobilni wszyscy kim nam się kojarzą np. z przedstawicielami handlowymi, którzy no jeżdżą po prostu czy to po województwie, czy po całej Polsce, ale niewątpliwie też pracownicy mobilni robią sobie, czy to 1 dzień w tygodniu czy popołudnia w poszczególnych dniach takiej pracy typowo biurowej, czyli muszą usiąść przy tym komputerze. No i muszą wypełnić jakieś raporty itd. no i pytania czy tutaj takich pracowników możemy traktować jako pracowników zdalnych i tak naprawdę na ten temat też pojawia się wiele różnych poglądów. Ostatecznie mamy stanowisko ministerstwa, które mówi nam, że co do zasady pracowników mobilnych nie traktujemy jako pracowników zdalnych, więc jeżeli nie chcemy, żeby tacy pracownicy wykonywali pracę zdalną, to jakby świadczą o nie taką samą pracę jak do tej pory, czyli mobilnie, a wtedy, kiedy muszą jakieś kwestie administracyjne wy wykonywać, to robią je tak jak do tej pory czy to klienta, czy to w domu. Natomiast, jeżeli chcemy, to oczywiście możemy z pracownikiem mobilnym się umówić, że np. 1 dzień każdy poniedziałek w tygodniu on będzie wykonywał pracę administracyjną i wtedy traktujemy to jako pracę zdalną pracownik składa wniosek, wskazuje nam miejsce konkretna, gdzie będzie tę pracę administracyjną wykonywał. No i czynimy wszystkie uzgodnienia, czyli łącznie z tym, że wypłacamy pracownikowi ryczałt, ale z drugiej strony pracownik też ma pewne obowiązki np. takie, że zawsze tę pracę zdalną wy wykonuje z domu, a jeżeli będzie chciał zmienić miejsce wykonywania pracy zdalnej, to musi powiadomić pracodawca. My tutaj takie najważniejsze przykłady, które budzą najwięcej wątpliwości, ale tak naprawdę pytanie jest bardzo bardzo dużo i na każdym etapie one wychodzą to nie to nie jest tak, że przed 7 kwietnia było więcej pytań niż teraz teraz, kiedy te praca zdlna jest już w praktyce stosowana. Nadal klienci wracają do nas z pytaniami, bo wychodzą kolejne praktyczne problemy, na które odpowiedzi nie ma w przepisach no i też trzeba sobie po prostu z tym jakoś poradzić.
A co, jeżeli np. pracodawca nie wprowadzi takich zasad dotyczących pracy zdalnej i pracownicy poskarżą się np. do Inspekcji pracy. No rozumiem, że w takich sytuacjach pracodawcy muszą liczyć się z jakimiś konsekwencjami.
Tutaj wchodzimy tak naprawdę w drugi dosyć duży temat, który jest też no dość trudny do zrozumienia, bo musimy sobie rozróżnić też, że mamy pracę zdalną okazjonalną i pracę zdalą całkowitą albo częściową o tej pracy zdalnej okazjonaalnej mówią nam wprost przepisy kodeksu pracy. I ta praca zdalna okazjonalna to jest praca, która może być wykonywana maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. I to jest uprawnienie każdego pracownika, niezależnie od tego czy pracodawca wprowadzi jakieś wewnętrzna regulacja w tym zakresie, niezależnie od tego, czy pracodawca będzie zezwalał na tą pracę zdalną w większym wymiarze, czyli przyjmujemy sobie, że co do zasady do tych 24 dni pracy zdalnej. Ma prawo każdy pracownik, to znaczy każdy pracownik może złożyć wniosek o te 24 dni pracy zdalnej w roku i tutaj pracodawcy nawet bez wprowadzania jakiś wewnętrznych regulacji, jeżeli nie mają możliwości odmowy takiemu wnioskowi, czyli organizacja pracy rodzaj pracy. Wszystko nam zezwala na wykonywanie tej pracy zdalnej, jakby nie mamy żadnych obiektywnych przesłanek, dla których moglibyśmy odmówić. To powinniśmy wyrazić zgodę. I tak te 24 dni prace zdalnej w roku kalendarzowym są, jakby roszczeniowe, czyli faktycznie z tym pracodawcy mogą się zgłosić.
Do Inspekcji.
Artysty czy czy do państwa Inspekcji pracy czy pracodawca nie umożliwia tej pracy zdalnej? No, mimo że są takie możliwości albo np. 1 pracownikowi zezwolił, a drugiemu nie zezwolił bez jakieś tam obiektywnych przesłanek, które mogłoby uzasadniać taką takie niewyrażenie zgody, czyli to jest ta praca zdalna okazjonalna 24 dni w roku kalendarzowym. I na tym każdy pracodawca może poprzestać, czyli nie ma obowiązku, że my musimy w firmie wprowadzić coś powyżej tych 24 dni w roku kalendarzowych kalendarzowym. Natomiast, jeżeli pracodawca chce, bo to jest taka organizacja pracy, taka firma, że chcemy, żeby pracownicy mogli więcej tej pracy zdalnej świadczyć. To oczywiście możemy no i wtedy faktycznie musimy już wprowadzić regulamin albo porozumienia, jeżeli mamy związki zawodowe, nie ma innej formy, jakby wprowadzenia tej pracy zdalnej i są jeszcze porozumienia indywidualna, ale to, jakby jest konkretnie do indywidualnych pracowników, właśnie wtedy musimy wprowadzić te wewnętrzne regulacje.
Tak, zbliżając się też powoli do końca naszej rozmowy. Czy z pani punktu widzenia te przepisy są po prostu dobrze skonstruowane, czy regulują wszystko, co powinny wystarczające sposób, czy jednak są tam też pewne niedociągnięcia i pewne luki, które warto byłoby poprawić, albo też dużo pani mówiła o tej dowolności po stronie pracodawcy. I zastanawiam się czy pracodawcy są zadowoleni z tego, że w zasadzie wiele tych aspektów oni muszą sobie sami uregulować? Czy jednak może poleliby właśnie, żeby ta ustawa była bardziej precyzyjna i żeby oni po prostu mogli sobie z tą ustawą usiąść i punkt po punkcie odhaczać te punkty, które ona by tam im.
Nakazywała. To znaczy powiem tak, jak każda każda nowelizacja każda zmiana w kodeksie pracy zawsze pojawiają się jakieś kwestie, które nie zostały uregulowane, lub zostały uregulowane w taki sposób, że właściwie nie wiemy, jak to zrozumieć tak samo tutaj przy tej regulacji. Oczywiście zdarzają się takie kwestie. No gdzie nie do końca wszystko jest jasne i zrozumiałe. No tutaj po prostu przychodzi nam z pomocą praktyka, czyli dopiero w ciągu najbliższych kilku miesięcy pewnie kilku lat wykształcą się jakieś poglądy nadane tematy, które będą tak naprawdę obowiązywały i do których będzie trzeba się stosować. Natomiast na ten moment no jak wiele przepisów, które budzą wątpliwości, które nie są sformułowane w taki sposób, jakbyśmy pewnie chcieli, więc widzę tutaj kilka takich problemów, jak najbardziej teraz, jeżeli chodzi o tą dowolność pracodawców, to jakby tutaj podstawowe kwestie zostały wskazane w przepisach, więc pracodawcy wiedzą, czym się kierować, czego się trzymać. I gdybyśmy chcieli zrobić taką minimalną regulację na gruncie tego, co dają nam przepisy, to możemy to zrobić tak naprawdę tutaj ten ryczałt trzeba byłoby określić wewnętrznie, no bo jakby nie ma innych możliwości. Natomiast podstawy wyznaczają nam przepisy, ale tak jak powiedziałam, przepis mówi o tym, że pracownik może wystąpić z wnioskiem, ale nie regulują już tego do kogo, w jakiej formie itd. no i to pracodawcy powinni sobie dookreślić czy pracodawcy cieszą się z tego, że mają taką dowolność z 1 strony pewnie nie no bo nakłada to na nich pewne obowiązki pewną pracę musimy wykonać, żeby taki dobry regulamin czy porozumienie przygotować, ale z drugiej strony, jeżeli teraz poświęcimy na to dłuższą chwilę i przygotujemy dobrą regulację wewnętrzną. To myślę, że ta praca zdalna będzie mogła fajnie w firmie funkcjonować, pracownicy będą wiedzieli, jakie mają obowiązki i w jaki sposób tą pracę zdalną świadczyyć jak nią wnioskować, a pracodawcy będą dokładnie mieli też zapisane, czego mogą od pracowników wymagać, a więc te wewnętrzne regulacje mogą być problematyczne na ten moment, natomiast na pewno polecam, żeby je stworzyć, żeby je stworzyć dobrze poświęcić na to troszeczkę czasu, a to na pewno w przyszłości zaowocuje i będziemy mieć tą pracę zdalną, wtedy dobrze wprowadzaną dobrze w uregulowaną.
I myślę, że to jest bardzo fajna pointa naszej rozmowy. Bardzo dziękuję, moim państwa gościem była pani Sylwia Jaworska, radczyni prawna, specjalizująca się w temacie prawa pracy brzuszyński Kamińska, Kancelaria prawa pracy. Bardzo pani dziękuję, ja również bardzo dziękuję dziękuję, również państwu za uwagę i zachęcam do sięgnięcia do poprzednich naszych rozmów poprzednich podkastów z tego cyklu i zapraszam na kolejne Karolina Wiśniewska do usłysz. Zwiń «

Praca zdalna w świetle nowych przepisów. Które regulacje budzą najwięcej wątpliwości?

AUTOMATYCZNA TRANSKRYPCJA PODCASTU

PODCASTY AUDYCJI: GŁOSEM EKSPERTA

POSŁUCHAJ RÓWNIEŻ

DOSTĘP PREMIUM

SERWIS INFORMACYJNY

Wydanie z godziny 00:00

Najnowsze Podcasty

Niebawem pokochacie nowy gmach MSN. Wystarczy, że zajrzycie do środka

Jak sprawiedliwą transformacje wyobrażają sobie osoby kandydujące do parlamentu?

Test: Hyundai Kona

Państwo kontra opozycja

TOK FM

Polecamy

Popularne

GOŚCIE TOK FM

Gazeta.pl

WYBORCZA.PL